PROYECTO DE COMPUTACIÓN 2, TEMA 2, SUBTEMA 2.3: COMBINAR CORRESPONDENCIA (teoría)

Publicado: 19 octubre, 2011 en PROYECTO DE COMPUTACIÓN
Etiquetas:
PROYECTO DE COMPUTACIÓN 2
TEMA 2: Aplicaciones avanzadas de Word 2007
SUBTEMA 2.3:  COMBINAR CORRESPONDENCIA EN DOCUMENTOS DE WORD 2007

A continuación se detalla el procedimiento para realizar la COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA en Word 2007

INTRODUCCIÓN

  • Mediante la opción Combinar correspondencia Word 2007 nos permite incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio.
  • De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas.
    • Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos variables (los que cambian en cada carta según la persona). De esta forma podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde están almacenados los datos.
  • Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación de etiquetas, la impresión de sobres, generar recibos, etc.

Conceptos previos

  • Cuando ‘combinamos correspondencia’, estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento principal y el origen de datos.
  • Documento principal.
    • Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos.
    • Origen de datos.
      • Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de Access, un libro de Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.
      • En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro será la fila correspondiente a un cliente, y los campos serán por ejemplo, el nombre y la dirección del cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente.

1 PRIMER PASO: Crear el documento Origen de datos

  • Para ello se elabora, en un documento de Word, una tabla con los datos que se van a combinar es decir una lista de registros

2. SEGUNDO PASO Crear el documento principal y realizar la combinación de correspondencia

Abrir Word y activar un documento en blanco o un documento que ya contenga el texto fijo.

  • Seleccionar de la pestaña Correspondencia el menú Iniciar combinación de correspondencia, allí clic en la opción Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia (FIGURA 1).

COMBINAR_CORRESPONDENCIA1

  • Se abrirá la sección Combinar correspondencia con el primer paso del asistente. Este asistente es muy sencillo, nos va preguntando y nosotros le contestamos haciendo clic en la opción deseada.
    • En el paso 1 del asistente  tenemos que elegir el tipo de documento que queremos generar (cartas, mensajes de correo electrónico, sobres, etc…)
  • Seleccionar Cartas y hacer clic en Siguiente, aparece el segundo paso del asistente (FIGURA 2) .

COMBINAR_CORRESPONDENCIA2

  • En el paso 2 del asistente definimos el documento inicial, es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres opciones tenemos una explicación de la opción seleccionada en este momento.
  • Dejar seleccionada la primera opción y hacer clic en Siguiente para continuar con el asistente (FIGURA 3) .

COMBINAR_CORRESPONDENCIA3

  • En el paso 3 del asistente seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro archivo Word, etc…), podemos utilizar contactos nuestros de Outlook, o simplemente escribir una lista nueva (FIGURA 4) .

COMBINAR_CORRESPONDENCIA4

  • Si seleccionamos la opción Utilizar una lista existente aparece la opción Examinar…, hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos (FIGURA 5) .

COMBINAR_CORRESPONDENCIA5

  • Si seleccionamos la opción Seleccionar de los contactos de Outlook, aparece la opción Elegir la carpeta de contactos, hacer clic en ella y elegir la carpeta (FIGURA 6) .

COMBINAR_CORRESPONDENCIA6

  • Si seleccionamos la opción Escribir una lista nueva  aparece la opción Crear…, hacer clic en ella para introducir los valores en la lista (FIGURA 7).

COMBINAR_CORRESPONDENCIA7

  • En este caso seleccionamos la opción Utilizar una lista existente  y  hacer clic en la opción Examinar…, para introducir los valores en la lista (FIGURA 8).

COMBINAR_CORRESPONDENCIA8 

  • Al hacer clic en la opción Examinar… se abre el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos en el que indicaremos de dónde se tomaran  los datos (FIGURA 9) :

COMBINAR_CORRESPONDENCIA9

 

En el campo Tipo de archivo: seleccionamos el tipo de archivo donde se encuentra el origen de datos, se admiten tipos muy variados, pero lo más común será utilizar el tipo Bases de datos Access (*.mdbx;..) si tenemos los datos en una tabla de base de datos Access, el tipo Archivos de Excel (*.xlsx) si tenemos los datos en una hoja Excel, el tipo Documentos de Word (*.docx) si tenemos los datos en una tabla de Word.

  • Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, en él vemos los datos que se combinarán y podemos añadir opciones que veremos más adelante (FIGURA 10). 

COMBINAR_CORRESPONDENCIA10

Hacer clic en Aceptar para pasar al paso 4 del asistente

  • En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y añadimos los campos de combinación (FIGURA 11) .

COMBINAR_CORRESPONDENCIA11

  • En la opción Más elementos… aparecerá la lista de todos los campos del origen de datos y podremos elegir de la lista el campo a insertar (FIGURA 12) .

COMBINAR_CORRESPONDENCIA12

  • Debemos posicionar el cursor en la posición donde queremos que aparezca el campo de combinación y a continuación hacemos clic en el Apartado Campos sobre el elemento que queremos insertar y después en Insertar
  • Cuando hayamos completado el documento hacemos clic en Siguiente para pasar al paso 5 del asistente.
  • En este paso examinamos las cartas tal como se escribirán con los valores concretos del origen de datos.
  • Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente, podemos Buscar un destinatario… concreto, Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios… para corregir algún error detectado.
    • Para terminar hacer clic en Siguiente (FIGURA 13) .

COMBINAR_CORRESPONDENCIA13

  • Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opción Imprimir….

Si  queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas, o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales… (FIGURA 14)

COMBINAR_CORRESPONDENCIA14

  • En este caso nos permite elegir combinar todos los registros, el registro actual o un grupo de registros (FIGURA 15) .

COMBINAR_CORRESPONDENCIA15

  • Una vez elegida la opción anterior seleccionar Aceptar y se creará un nuevo documento con la combinación deseada y con el nombre de Cartas1

GUARDAR TODO PARA USARLO EN EL FUTURO

  • El documento principal es el documento que se usa como punto de partida, el cual permanece como un documento separado. Este documento no se guardará automáticamente después de la combinación. Se debe guardar ya que Word recordará la lista de destinatarios a la cual lo conectó y cuando se abra nuevamente se podrá realizar una nueva combinación de correspondencia rápidamente (FIGURA 16).

COMBINAR_CORRESPONDENCIA16

  • Si se desea conservar los cambios realizados a cada carta, asegurarse de guardar el documento Cartas1 generado de la combinación. Este documento completo está separado del documento principal.

/EJEMPLO RESUELTO/

EJERCICIO SOBRE COMBINAR CORRESPONDENCIA EN DOCUMENTOS DE WORD 2007

  • El objetivo del ejercicio es obtener un documento que permita enviar  Una carta de felicitación a todos tus amigos con motivo del año nuevo

Una carta de felicitación

  • 1.- En tu memoria USB crea una carpeta que tenga por nombre: “TEMA 2 SUBTEMA 2.3 COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA EN WORD 2007“.
  • 2.- Crea un documento Word con la tabla siguiente para almacenar las direcciones de tus amigos. Guarda el documento en la carpeta creada en el paso 1, con el nombre 1_direcciones.docx.

              

nombre

apellidos

dirección

codpostal

poblacion

provincia

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  • 3.- Abre un documento nuevo y Crea una carta para felicitar por el año nuevo a cada uno de tus amigos (FIGURA 1) :

 COMBINAR_CORRESPONDENCIA_Eje1

    • Su contenido es el texto que va a ser fijo
  • 4.- Guarda el documento como 2_nuevo_año.docx, en  a carpeta  “TEMA 2 SUBTEMA 2.3 COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA EN WORD 2007“ .
  • 5.- Haz clic en la pestaña Correspondencia, despliega el menú Iniciar combinación de correspondencia y selecciona la opción Paso a paso por el asistente de combinación de correspondencia (FIGURA 2)
  • COMBINAR_CORRESPONDENCIA_Eje2
  • 6.- En el paso 1 del asistente selecciona Cartas y haz clic en Siguiente (FIGURA 3)

 COMBINAR_CORRESPONDENCIA_Eje3

  • 7.- En el paso 2 del asistente selecciona Utilizar el documento actual y haz clic en Siguiente (FIGURA 4).

COMBINAR_CORRESPONDENCIA_Eje4

  • 8.- En el paso 3 del asistente selecciona la opción Utilizar una lista existente y haz clic en Examinar… (FIGURA 5)

COMBINAR_CORRESPONDENCIA_Eje5

  • 9.- Aparece el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos.
    • En el Tipo de archivo: despliega la lista y selecciona el tipo de archivo Documentos de Word (*.docx)  (FIGURA 6)

 COMBINAR_CORRESPONDENCIA_Eje6

    • En el campo Buscar en: abre la carpeta TEMA 2 SUBTEMA 2.3 COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA EN WORD 2007 (donde tienes el archivo 1_direcciones.docx).
    • Al seleccionar la carpeta aparecerán todos los archivos del tipo .docx de la carpeta, haz doble clic sobre el nombre 1_direcciones.docx
  • 10.- Se abre el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, en él aparecen los datos de tus amigos (FIGURA 7)

 COMBINAR_CORRESPONDENCIA_Eje7

    • Como quieres enviar la carta a todos haz clic en el botón Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo y elige siguiente para   pasar al paso 4 del asistente.
  • 11.- En el paso 4 del asistente vamos a insertar al principio de la carta la dirección a la que enviaremos la carta (FIGURA 8):

 COMBINAR_CORRESPONDENCIA_Eje8

  • 12.- Posiciona el cursor en la primer línea encima de la palabra Hola (FIGURA 9)

 COMBINAR_CORRESPONDENCIA_Eje9

  • 13.- Haz clic en Más elementos…. (FIGURA 10)

 COMBINAR_CORRESPONDENCIA_Eje10

  • 14.- Aparecerá la lista de todos los campos del origen de datos (FIGURA 11).

 COMBINAR_CORRESPONDENCIA_Eje11

    • Haz clic en el campo nombre , clic en el botón Insertar y al final elegir Cerrar. 
    • Repite la operación para los campos apellidos, direccion , codpostal, poblacion y provincia y nombre.
  • 15.- Verás que los campos se han insertado uno detrás de otro, sólo te queda colocar el cursor y añadir los espacios en blanco necesarios y los saltos de línea para que la dirección quede como deseamos (FIGURA 12).

 COMBINAR_CORRESPONDENCIA_Eje12

  • 16.- Haz clic en Siguiente en el asistente para pasar al paso 5 del mismo.
    • 17.- Haz clic en Siguiente en el asistente para pasar al paso 6 del mismo (FIGURA  13).

 COMBINAR_CORRESPONDENCIA_Eje13

  • 18.- En el paso 6 haz clic en Editar cartas individuales… (FIGURA  14)

 COMBINAR_CORRESPONDENCIA_Eje14

  • 19.-  Selecciona Todos  (FIGURA 15).

 COMBINAR_CORRESPONDENCIA_Eje15

  • 20.- Haz clic en Aceptar.
  • 21.- Guarda el nuevo documento que se crea en la misma carpeta que estás trabajando:
    •  TEMA 2 SUBTEMA 2.3 COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA EN WORD 2007
    • Nómbralo como 3_cartas_nuevo_año.docx

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